Otro de los temas sobre los cuales escribire es MS Excel; la idea es compartirles tips, sugerencias o utilerias de dicha aplicacion, las cuales se que les podran ser de gran utilidad o al menos ahorrarles un pequeño dolor de cabeza.
Quiero aclarar que NO soy un experto (ni nada que se le parezca) en Excel pero considero que tengo un conocimiento avanzando en el tema.
Cualquier comentario al respecto sera bien recibido y sin mas preambulo arranquemos con el tip de hoy.
¿Como convertir una cantidad fijada en pesos a miles de pesos?
La respuesta tipica seria que en la columna siguiente se ingrese una formula por medio de la cual se divida la celda de referencia entre mil y asi obtenemos la cifra en miles de pesos.
Pero no, la respuesta es mucho mas sencilla y lo mejor de todo es que no hay que modificar ningun dato, sino simplemente pedirle a Excel que nos muestre la informacion en formato de miles.
No olvidemos que una cosa es la informacion que contiene la celda (el dato) y otra muy diferente es como nos muestra dicho valor (el formato).
Es decir, si la celda contiene el valor 0.01 este se puede mostrar tal cual o bien le puedes aumentar un decimal mas: 0.010 o tambien lo puedes mostrar como porcentaje de la siguiente manera: 1% o 1.00%, etc.
Ahora bien, retomando el tema del post supongamos que tenemos el siguiente valor 123’456,789.00 y queremos mostrarlo en miles de pesos para lo cual debemos modificar el formato para lo cual hay que hacer lo siguiente:
1. Seleccionas la celda que contiene el valor
2. En el menu "Formato" escoges la opcion "Celdas" y aparecera un cuadro de dialogo con mas opciones de la celda
3. Selecciona la pestaña "Numero" y despues de la lista de Categorias disponibles desplazate hasta el final de la lista para selecciona la categoria "Personalizada".
4. En el cuadro de texto de la derecha llamado "Tipo" escribe el siguiente codigo:
#,###, con lo cual te mostrara el valor como 123,457, esto es, mostrara la cifra en miles de pesos y redondeados.
Si deseas mostrar los miles con centesimos entonces escribe el siguiente codigo:
#,###.##, esto te mostrara 123,456.789 donde el numero de decimales visibles variará de acuerdo al valor ingresado.
Ahora bien, si ademas deseas que dicho numero de decimales siempre sea 2, entonces el codigo seria el siguiente:
#,###.00, lo que te mostrara 123,456.78
No olvides que estos codigos lo unico que hacen es cambiar el formato de la celda y NO CAMBIAN el valor de la celda solo modifican la forma en como nos muestra el dato.
IMPORTANTE: Debes identificar plenamente las celdas que tendran el formatos de "Miles" porque si los combinas con otras celdas con formato normal podrian ocasionar confusiones en la interpretacion de la informacion.
OOo es altamente recomendable por lo que espero que este post les sea de gran utilidad; y sobre todo va dirigido especialmente a aquellos contadores independientes que estan iniciando sus despachos contables, eviten problemas dejando de usar licencias “piratas” y ahorren evitando el pago de licencias de programas comerciales.
