Importancia de la organización y actualización de la Secretaría Legal Corporativa

Secretaria legal corporativaEs muy común que las empresas le resten importancia a la organización y actualización de la Secretaría Legal Corporativa, situación que sucede principalmente en las empresas familiares, en las que su tenencia accionaria pertenece a una sola persona, aunque para efectos legales y fiscales se constituyó como sociedad.

Esto es frecuente también, cuando dichas empresas no tienen la obligación de dictaminar sus estados financieros, ya que de existir tal obligación los auditores externos estarían obligados a cerciorarse de que la sociedad este al corriente por lo menos en la documentación básica.

La documentación indispensable con la que toda sociedad debe contar es la siguiente:

  • Testimonio Original de la Escritura Constitutiva.
  • Testimonio Original de las Escrituras Públicas que contengan por lo menos el último aumento o disminución al capital social, así como, las de todas las modificaciones que hubiesen sufrido sus Estatutos Sociales.
  • Los libros de actas de Asamblea y Sesiones del Consejo de Administración. Pueden llevarse en un solo libro.
  • Títulos de las acciones y Libro de Registro de Acciones.
  • Relación y por lo menos copia simple de todos los Poderes que se hayan otorgado en nombre de la sociedad, ya sea en Escritura Pública o Carta Poder ratificada ante notario público.

Se sugiere revisar, por lo menos cada seis meses, que se cuente con dicha documentación al corriente.

A continuación se incluye un cuestionario con la documentación basica que se debe conservar dentro de la Secretaría corporativa asi como de otras áreas legales, como Inversión extranjera, protección de datos personales, contratos vigentes, inmuebles y Propiedad Industrial.

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Socio de CAF-SIAC Contadores
Consultor Fiscal Patrimonial Internacional.

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