Personal.xls (en Excel 2007 aparece como Personal.xlsb) es un libro que se carga cada vez que se inicia MS Excel, pero que no se encuentra visible ya que tiene habilitado el atributo "Hidden" es decir, se encuentra escondido, por lo que si necesitaramos modificarlo debemos hacerlo accesando al comando "Mostrar" del menú "Ventana".

Este libro es de mucha utilidad cuando estamos acostumbrados a manejar en forma habitual macros en nuestros diferentes libros de trabajo ya que podemos almacenar las macros mas habituales y asi poder utilizarlas en cualquier libro de excel que ocupemos sin necesidad de tener que ingresar nuevamente el codigo VBA en los libros nuevos que vayamos creando.

En caso que no exista lo podemos crear con un libro de trabajo nuevo, salvarlo con este nombre y dejarlo en la carpeta "InicioXL" (XLStart), que se encuentra en la carpeta "Office" del directorio donde esta instalado MSOffice.

Cada vez que dejamos de trabajar con este archivo, lo debemos salvar y luego activar el comando "Ocultar" del menú "Ventana", para que no se vea cuando iniciamos la aplicación.

Para grabar una macro en el libro Personal.xls debemos indicarselo a Excel al momento de crear la macro, la forma mas facil de crearla es utilizando la grabadora de macros.

Continuara …

Ya comente en articulos anteriores como insertar varias filas en Excel y tambien les explique como insertar mas de 1 columna o fila en Excel … ¿recuerdan?

El dia de hoy vamos a revisar una macro que nos permitira tambien insertar filas  tal como la anterior, con la diferencia de que esta nueva macro ademas de insertar las celdas nos copiara (en caso de que existan) las formulas contenidas en dichas filas.

Es decir, si en la hoja donde queremos insertar flas ilas, contiene ademas celdas formuladas, esta macro nos permitira que las filas que insertemos ya vengan formuladas tambien.

Como siempre he comentado, es aconsejable guardar sus macros favoritas dentro del libro PERSONAL.XLS (o PERSONAL.XLSB si es que utilizan Office 2007).

 Ahora bien, lo unico que tienen que definir en el codigo de la macro es indicarle la columna en la que se encuentra ubicada la primer celda formulada, ubiquen las siguientes lineas del codigo y cambien el dato marcado en rojo.

Cells(Rows.Count, "B").End(xlUp).Select
'Se agrega esta linea para ir al último dato de la columna B

Aqui les dejo el codigo VBA que deben copiar dentro del editor de Visual Basic, recuerden que para acceder al editor pueden hacerlo presionando al mismo tiempo las teclas Alt + F11 o bien, mediante el menu Herramientas opcion Macros y seleccionan la opcion Editor de Visual Basic.
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Para insertar varias filas en una hoja de Excel existen basicamente 2 formas; ya sea mediante los menus de Excel o bien a traves de una macro con lo cual ademas lograremos que esta tarea quede automatizada.

Si lo hacemos por medio de los comandos de MS Excel tenemos que seleccionar un rango que comprenda varias filas, segun el numero de filas que queramos insertar, y despues usar el comando insertar.

En nuestro caso vamos a insertar 18 filas y esto se veria de la siguiente manera:

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¿Cuantas veces nos ha ocurrido que por llenar mal un formato de excel o ingresar un dato de forma incorrecta, el resultado no es el que esperamos?

Pues bien, hoy veremos el tema relativo a la Validacion de Datos

Para esto es necesario que en Excel seleccionen el menu DATOS y posteriormente VALIDACION DE DATOS

La ficha validacion de datos contiene 3 pestañas;

1. Configuracion
2. Mensaje Entrante
3. Mensaje de Error

CONFIGURACION
En la ficha configuracion debemos seleccionar que tipo de dato es el que queremos que sea permitido en la celda en la que estamos ubicados.

Podemos permitir una fecha, un numero decimal, horas, numeros enteros o una lista.
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Seguramente en alguna ocasion les paso esto.

Generalmente cuando utilizamos un archivo de excel que contenga Macros, al abrir el archivo MS Excel nos pregunta si queremos habilitar o deshabilitar las Macros.

Si optamos por deshabilitar los macros nuestro archivo no trabajara correctamente.

Ahora bien, pero ¿que pasa si al abrir el archivo MS no pregunta si queremos habilitar o no las macros?

Bueno, entonces seguramente se debe a que tenemos configurado un Nivel de Seguridad Alto y por lo tanto no se podra ejecutar la macro.

¿Cual es la Solucion?
Sencillo, debemos de cambiar nuestro Nivel de Seguridad para ejecutar Macros de Alto a Medio, con esto MS Excel nos da la opcion de seleccionar si queremos o no habilitar las macros.

Para hacer esto ve al menu Herramientas > Macro > Seguridad, te despliega una ventana y en la pestaña Nivel de Seguridad selecciona Medio, dale Aceptar.

Cierra el archivo y vuelvelo a abrir y ya te saldra el mensaje de habilitar o deshabilitar las macros y por lo tanto podran ejecutarse.

Hace algun tiempo mientras realizaba un archivo en excel me paso que una de las formulas daba como resultado #N/A, lo cual se debe a que despues de realizar la busqueda, MS Excel no encontro el valor que le pedimos, pero para entenderlo mejor veamos un ejemplo.

Supongan que tenemos una base de datos con los saldos por cobrar a nuestros clientes, donde la primer columna corresponde al numero de identificacion de cada cliente y la segunda columna contiene el saldo que nos adeudan al fin de año.

No. del Cliente ………………..Saldo Deudor
1 …………………………………………360
3 …………………………………………200
5 …………………………………………150

Por otro lado tenemos nuestro master de clientes que va desde el cliente 1 al cliente numero 5.

No. del Cliente ……….. Saldo Deudor
1
2
3
4
5

Lo que queremos es que con ayuda de una formula se busque que clientes de nuestra base de datos tienen saldo por pagar al fin de año, tendriamos que aplicar una formula usando la funcion BUSCARV que quedaria mas o menos asi

BUSCARV(B1,BD!$B$1:$C$3,2)

Donde:
B1 representa al cliente numero 1 de la segunda lista
BD!$B$1:$C$3 representa el rango donde estan los clientes con saldo deudor, que son los 3 de la primer lista

Ahora bien, ¿que pasaria con el cliente numero 2 de nuestro segundo listado?, bueno, al no encontrarlo en nuestra base de datos, nos devolvera el valor #NA

¿ Que pasaba con la formula ?
La funcion BUSCARV busca el valor en la base de datos determinada y al NO encontrar el valor manda como resultado un mensaje de error (#N/A), ya que esta formula esta diseñada para que lance el valor NO Encontrado.

¿ Como se soluciona el error ?
A la funcion BUSCARV se le antepone otra formula diseñada por excel llamada ESERROR, esta funcion evalua la celda o en este caso la formula BUSCARV y si arroja un tipo de error (#N/A, DIV!/0, etc etc) entonces la funcion ESERROR se evalua como VERDADERO, en caso contrario se evalua como FALSO

Una vez que logramos que la combinacion de las funciones ESERROR y BUSCARV no arrojen un error sino un valor, simplemente le agregamos una tercera funcion que es de tipo LOGICA la funcion SI, de esta forma la condicionamos a que evalue la formula, si es un error, me ponga 0 (cero), en caso contrario que aplique la funcion BUSCARV

Por ultimo asi como le indicamos que ponga 0 (cero), le podemos indicar que ponga otro valor o inclusive un texto, vease como queda la formula siguiente:

SI(ESERROR(BUSCARV(B1,BD!$B$1:$C$3,2,FALSO))=VERDADERO,"Valor NO encontrado dentro de la Base de Datos",BUSCARV(B1,BD!$B$1:$C$3,2))

Espero que les sea de utilidad.

En algunas ocasiones cuando usamos una formula o una funcion en Excel, por alguna circunstancia NO nos arroja el resultado que esperamos o ni tan siquiera un resultado logico y nos da como respuesta un mensaje de error.

Pero … ¿como podriamos saber cual es el problema en la formula o funcion si no sabemos que significa el error que nos devuelve Excel?

Aqui les dejo los Errores mas comunes asi como lo que nos indican;

#¡DIV/0!
Se ha intentado dividir un número entre cero o celda en blanco.

#¿NOMBRE?
Se ha introducido un nombre de rango inexistente o no se ha encerrado una cadena de caracteres entre comillas dobles.

#¡VALOR!
Se ha introducido una fórmula matemática que hace referencia a un dato de tipo texto.

#¡REF!
Se ha borrado un rango de celdas cuyas referencias están incluidas en una fórmula.

#N/A
No hay información disponible para el cálculo que se quiere realizar.

#¡NUM!
Se ha introducido un argumento incorrecto en una función de la hoja de cálculo.

#¡NULO!
Se ha incluido un espacio entre dos rangos dentro de una fórmula para indicar una intersección, pero los rangos no tienen celdas comunes.

En otro articulo veremos de que forma podemos evitar estos mensajes utilizando la funcion ESERROR.